Chiamaci: 0377-506184

NoKarta: Dematerializzazione e Digitale nella scuola

Conservazione Digitale a Norma (CDaN)

La Conservazione Digitale a Norma (CDaN) ha come obiettivo quello di “conservare e di preservare la validità legale dei documenti informatici tramite il mantenimento nel tempo delle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, reperibilità, inalterabilità e immodificabilità, mediante sistemi informatici di conservazione realizzati secondo quanto definito dalla normativa vigente in vigore dal 11/04/2014 (D.P.C.M. 03/12/2013).” Per garantire tutti questi criteri ed essere allineati con la normativa, chi vuole conservare digitalmente i documenti deve essere in possesso dei più alti requisiti in termini di qualità e sicurezza. L’attestazione di questi requisiti avviene mediante l’accreditamento presso

DigitPA. Scegliendo una società accreditato non si ha solo la certezza di affidare i propri documenti ad un sistema informatico in grado di rispettare tutti i vincoli della normativa, ma si sfrutta anche il vantaggio di demandare al Conservatore la responsabilità sulla conservazione e sulla reperibilità dei documenti. Seguendo questa logica abbiamo scelto il nostro partner:

PADIGITALE S.p.A

Conservatore accreditato AgiD, cui Kedea integra all’interno della piattaforma il processo per la conservazione a norma di legge dei documenti digitali

(http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione/elenco-conservatori-accreditati).

Servizi offerti: Gestione Documentale / Conservazione Digitale a Norma

Una Gestione Documentale flessibile consente di gestire tutta la documentazione scolastica, sfruttando le soluzioni integrate da Kedea, in particolare:

  • Caricamento dei documenti digitali attraverso una gestione documentale integrata diretta mente nel registro elettronico o tramite cruscotto del Conservatore;
  • Visualizzazione ed organizzazione del Protocollo all’interno della Gestione Documentale con possibilità di ricerca semplificata;
  • Firma Digitale Remota dei documenti presenti nella Gestione Documentale, sia singola sia massiva;
  • Gestione automatizzata del protocollo sui documenti caricati nella Gestione Documentale (obbligatorio per norma al fine di poter mandare in conservazione il documento);
  • Avvio del processo di CDaN dei documenti presenti nella Gestionale Documentale, monitorando in ogni momento lo stato della conservazione;
  • Acquisizione dei documenti in CDaN, direttamente dal cruscotto del Conservatore.

    Tutti i documenti che transitano sulla piattaforma NoKarta sono inviati direttamente al conservatore senza passaggio per server intermedi garantendo l’univocità del documento digitale.

  • Disponibilità dei file 24 su 24 per 365 giorni all’anno;
  • Alti livelli di sicurezza e qualità su tutto il processo di CDaN, garantiti dalle certificazioni ISO 27001 e ISO 9001.

Amministrazione Trasparente

La soluzione offerta per la gestione dell’Amministrazione Trasparente permette, in un’unica soluzione di gestire:

  • Albo pretorio per la pubblicazione di tutti gli atti che devono essere resi pubblici;
  • Amministrazione trasparente;
  • AVCP (Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici).

  • Servizi offerti: Amministrazione Trasparente

    Con questa soluzione la scuola non sarà più costretta a gestire su siti diversi o in modo separato la pubblicazione di documenti (Es: Circolari, Contratti, Graduatorie, ecc…). Kedea ha sviluppato un modulo installabile su tutti i principali

    CMS (Content Management System) come Joomla, Wordpress e altri. Questo modulo si interfaccia direttamente con NoKarta, dal quale sarà possibile gestire la pubblicazione dei documenti, permettendone in automatico la visualizzazione sul sito Istituzionale della scuola. Comunicazione diretta tra documentale ed Albo Pretorio.

Marca Temporale

Marca Temporale È il riferimento temporale che consente la validazione temporale e che dimostra l'esistenza di un'evidenza informatica in un tempo certo.

Protocollo

La soluzione offerta per il Protocollo consente una gestione semplice ed immediata che permette in pochi clic di protocollare i documenti in arrivo, in partenza e su casella di posta elettronica certificata (PEC). NoKarta consente anche la configurazione di caselle di posta elettronica ordinaria, PEO (non solo istituzionale), rendendo possibile la protocollazione di documenti digitali ricevuti su queste. La gestione del protocollo proposta è l’unica soluzione sul mercato ad integrare anche il

Contrassegno Elettronico Web (Timbro Digitale), utile per verificare l’autenticità e la validità dei documenti una volta rilasciati in formato cartaceo.

Servizi offerti: Protocollo

La soluzione offerta per la gestione del protocollo permette di usufruire di diversi servizi, tra i quali:

  • Gestione standard del protocollo (quindi compilazione di tutti i dati obbligatori, es: protocollo in “Arrivo” / “Partenza”, “Oggetto”, ecc…);
  • Gestione dei Soggetti automatica per la compilazione dei “Corrispondenti e Mittenti”. Già precaricata l’indice di tutta la Pubblica Amministrazione (costantemente aggiornata), mentre per i Soggetti privati può essere gestita una lista di utenze, così facendo si potrà sfruttare la compilazione automatica dei campi obbligatori;
  • Possibilità di allegare un documento durante la generazione del protocollo, di firmarlo digitalmente e di scegliere se apporre anche il contrassegno elettronico;
  • La gestione integrata della PEC permette di impostare uno o più indirizzi di posta elettronica certificata, così da gestire e visualizzare la PEC e di protocollarne direttamente gli allegati, con il vantaggio di operare sempre in un unico ambiente;
  • Ricerca avanzata di tutti i protocolli precedentemente inseriti e loro gestione;
  • Possibilità (a partire da Ottobre 2015) di mandare automaticamente in CDaN i protocolli;
  • Possibilità di Preprotocollazione per la gestione dell’iter documentale.;

Firma Digitale Remota

Kedea integra all’interno dei propri sistemi il servizio di

Firma Digitale Remota, che rappresenta una tecnologia innovativa nell’ambito delle Firme Digitali. Questa particolare tipologia di firma digitale non necessita di alcuna installazione hardware, basta una connessione internet e di un dispositivo OTP (One Time Password). L’utilizzo di questo particolare dispositivo consente di firmare digitalmente un documento in totale sicurezza, in quanto sfrutta la creazione di una password utilizzabile una sola volta e di breve durata.

Servizi offerti: Firma Digitale Remota

Il servizio di Firma Digitale Remota consente di firmare, sia singolarmente che massivamente, i documenti generati dal registro elettronico o caricati nella Gestione Documentale. In particolare il servizio di Firma Digitale è utile per:

  • Apporre la firma su uno o più documenti prima firmati manualmente;
  • Apporre la firma su uno o più documenti che dovranno essere inviati in CDaN;
  • Apporre la firma sugli allegati durante l’utilizzo del Protocollo.

Hosting e Dominio *.gov.it

Per allinearsi alla normativa viene offerta la possibilità di migrare il sito dell’Istituto (e di crearne la struttura in caso la scuola ne fosse sprovvista) nel dominio Istituzionale “*.gov.it”.

Servizi offerti: Hosting e Dominio

Se la scuola è sprovvista sia di sito internet che del dominio “*.gov.it” pensiamo a tutto noi. Kedea effettuerà un’installazione di base del sito Istituzionale. In caso alla scuola mancasse solo il dominio pensiamo noi alla migrazione del sito sotto il dominio “*.gov.it”.

Contrassegno Elettronico

Il Contrassegno Elettronico è uno strumento utile per verificare la corrispondenza del documento analogico riprodotto in remoto rispetto all’originale informatico. L’utilizzo di questo strumento permette di avere una gestione completa sulla dematerializzazione della Pubblica Amministrazione, in quanto permette di assicurare la provenienza e la conformità del documento una volta rilasciata la copia cartacea. Unici a poter fornire questa soluzione a norma di legge vista la conformità del Conservatore in materia di Contrassegno Elettronico

(http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/gestione-procedimenti-amministrativi/contrassegno-0).

Servizi Offerti: Contrassegno Elettronico

Si può scegliere di inserire il Contrassegno Elettronico durante la fase di caricamento dei documenti digitali, al fine di validarne la provenienza una volta rilasciata la copia cartacea. La validazione del documento è immediata e può essere effettuata da chiunque tramite una pagina web pubblica.



Chiedi Informazioni sul progetto

Back to Top