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Cosa significa “conservazione digitale a norma”?

Un sistema di conservazione a norma non può semplicemente ridursi a un software in quanto, pur essendo sviluppato secondo gli schemi previsti dalle Regole Tecniche attualmente in vigore (D.Lgs 82/2005 e s.m.i., D.P.C.M. 03/12/2013 e relative Regole Tecniche), non potrebbe mai garantire, da solo, ciò che solo un sistema organizzato di persone, regole, procedure e tecnologie possono assicurare. Conservare digitalmente dati e documenti informatici secondo quanto disposto dalla legge, infatti, richiede figure professionali molto qualificate, grandi risorse economiche, un’organizzazione strutturata ed efficiente nonché un impianto tecnico-informatico di altissimo livello tecnologico in grado di garantire i più elevati standard di sicurezza. Solo con l’iscrizione nell’elenco dei conservatori accreditati (pubblicato sul sito www.agid.gov.it), viene ufficialmente riconosciuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, e viene attestata la conformità del sistema di conservazione digitale alle norme in vigore ed ai più elevati standard, nazionali ed internazionali in tema di sicurezza, capaci di garantire e mantenere, nel tempo, il valore legale, l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici conservati.

Qual è la differenza tra archiviazione, conservazione sostitutiva e conservazione digitale a norma?

L'archiviazione elettronica dei documenti non prevede particolari modalità operative: i soggetti interessati possono utilizzare un qualsiasi tipo i supporto di memorizzazione, per l'acquisizione del documento, la sua classificazione e l'attribuzione di un codice di identificazione univoco, in modo da consentirne un accesso facile e razionale. In pratica, non è disciplinata da alcuna normativa e può essere fatta a uso interno per ottenere i benefici, quale un accesso immediato, semplice e razionale ai documenti. La conservazione sostitutiva è finalizzata a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Conservazione sostitutiva significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale – che ne garantisce la paternità e l’immodificabilità - e la marca temporale –che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto. A seguito della procedura di conservazione sostitutiva è possibile, pertanto, liberarsi della copia cartacea. Con la conservazione digitale viene superata la definizione di conservazione sostitutiva: riguarda infatti i documenti nativi informatici piuttosto che quelli cartacei trasformati in informatici. È un processo articolato e impegnativo che implica una profonda reingegnerizzazione dei processi organizzativi interni e l’impiego di figure professionali specialistiche adeguatamente formate. Per questi motivi, solo la procedura di accreditamento AgID può garantire agli enti della Pubblica Amministrazione che intendono affidare a soggetti esterni la conservazione dei loro documenti informatici, che:

  • il fornitore sia in possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, e
  • il sistema di conservazione digitale sia conforme alle norme in vigore ed ai più elevati standard, nazionali ed internazionali in tema di sicurezza, capaci di garantire e mantenere, nel tempo, il valore legale, l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici conservati.

Perché la PA non può scegliere un conservatore qualunque?

L'art. 5, c. 3 delle Regole Tecniche in materia di conservazione (D.P.C.M. 03/12/2013) dispone che “le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all'interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del CAD”. A partire dalla data di entrata in vigore del Decreto, ovvero dal 11 aprile 2014, non è più possibile per la PA affidarsi un fornitore (che diventi Responsabile Esterno della conservazione) che non sia iscritto nell’elenco dei conservatori accreditati pubblicato da AgID sul proprio sito (vedi elenco: www.agid.gov.it). Tramite l’accreditamento AgID, infatti, viene riconosciuta la capacità di erogare il servizio di conservazione digitale nel pieno rispetto della normativa vigente. Le stesse Regole Tecniche, inoltre, prevedono che i sistemi di conservazione già esistenti e adottati sia da enti della PA che da società private o studi professionali, dovranno adeguarsi alle nuove regole entro 36 mesi dall'entrata in vigore del decreto secondo un piano dettagliato da allegare al manuale della conservazione. Cos’è il manuale della conservazione? È il documento informatico che illustra dettagliatamente ruoli, responsabilità, obblighi ed eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, tipologie dei documenti conservati, modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione (con particolare riferimento alle modalità di presa in carico dei pacchetti di versamento e della predisposizione del rapporto di versamento, obbligatorio e per il quale è prevista la necessaria apposizione di un riferimento temporale), le procedure per la produzione di duplicati o copie, le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti (e ciò è sintomatico dell'attenzione che occorre nella scelta dell'eventuale outsoucer*), nonché le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate. PA Digitale, quale Conservatore Accreditato, ha provveduto alla stesura di un Manuale che rispetti i requisiti richiesti dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). *In particolare, l'art. 9 del Decreto prescrive che i sistemi di conservazione della PA e dei conservatori accreditati prevedano la materiale conservazione dei dati e delle copie di sicurezza sul territorio nazionale e garantiscano un accesso ai dati presso la sede del produttore (dunque delle stesse PA e degli stessi certificatori accreditati) e misure di sicurezza conformi a quelle stabilite nel decreto.

Perché la normativa parla di “sistema” di conservazione?

Le Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici (emanate ai sensi degli art. 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1 del CAD e pubblicate sulla GU n. 59 del 12-3-2014 - Suppl. Ordinario n. 20) hanno introdotto la definizione di sistema di conservazione che assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Tali requisiti devono essere garantiti tramite un processo di conservazione attraverso cui si provveda, in sintesi, all'acquisizione e verifica del pacchetto di versamento, alla generazione del rapporto di versamento, alla preparazione del pacchetto di archiviazione sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e, infine, alla preparazione del pacchetto di distribuzione, sempre sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.

Quali documenti sono soggetti a conservazione?

Le Regole Tecniche per la conservazione dei documenti informatici (emanate ai sensi degli artt. 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1 del CAD e pubblicate sulla GU n. 59 del 12-3-2014 - Suppl. Ordinario n. 20) superano la distinzione tra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici: per documento informatico s’intende sia quello prodotto tramite appositi strumenti (word processor, fogli di calcolo ecc.) sia quello prodotto mediante acquisizione informatica (ad es. scansione). A prescindere da come sia stato formato il documento, pertanto, in entrambi i casi si tratta di documento informatico che deve essere conservato in un idoneo sistema di conservazione. Più in particolare, i documenti informatici devono essere in formato statico e non modificabile, quindi privi di componenti in grado di alterarne il contenuto. Al fine di garantire l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità dei documenti, deve essere apposta su ogni documento informatico depositato in conservazione la firma digitale ponendo attenzione alla scadenza di tale firma. I documenti informatici sono posti in conservazione nel medesimo formato che avevano al momento del loro deposito da parte del Cliente.

Esempi di documenti soggetti a conservazione

Fattura elettronica Dopo la prima tappa dell’obbligo nei rapporti con la PA centrale (giugno 2014), a partire dal 31 marzo 2015 riguarda tutta la PA portando con sé le problematiche legate alla sua ricezione e conservazione (definite da regole tecniche specifiche, previste dal D. MEF 17/06/2014). FASCICOLO ELETTRONICO PERSONALE DEGLI ELETTORI, MODELLO 3D XML e COMUNICAZIONI ELETTORALI TELEMATICHE Dal 1 gennaio 2015 le comunicazioni tra Comuni in materia elettorale devono avvenire in modalità telematica: in particolare, la Circolare del Ministero dell’Interno n. 43 del 13/11/2014 (DM 12/02/2014) fa riferimento al Modello 3d xml che va a sostituire il precedente modello cartaceo; tutte le informazioni contenute nei file xml, inoltre, dovranno essere inserite nel nuovo fascicolo personale elettronico che ogni Comune dovrà formare per ciascun elettore immigrato e che dovrà contenere in formato digitale tutta la documentazione riguardante l'elettore. Ogni Ufficio Elettorale, infine, dovrà costituire un Archivio dei fascicoli personali elettronici degli elettori. A tale proposito, la stessa circolare dispone che l’archiviazione e conservazione dei fascicoli personali elettronici, delle trasmissioni dei file .xml nonché tutte le eventuali comunicazioni telematiche tra comuni relative all’elettorato attivo e alla tenuta e revisione delle liste elettorali, non può che avvenire nel pieno rispetto della normativa e dei provvedimenti vigenti in materia di conservazione sostitutiva dei documenti informatici. PEC Dal 1 luglio 2013 i provvedimenti e le comunicazioni della PA verso le imprese devono avvenire solo in formato digitale così come le comunicazioni tra imprese e PA devono avvenire solo via PEC. La PEC è un documento che, al pari di fatture, lettere, telegrammi, deve essere conservato per 10 anni ma i provider PEC non memorizzano il contenuto del messaggio e tengono traccia solo della transazione per un periodo limitato a 30 mesi. Resta, pertanto, il problema della conservazione a lungo termine. Registro giornaliero di Protocollo Dal 11 ottobre 2015 dovrà obbligatoriamente essere generato informaticamente e trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto (D.P.C.M. del 13/12/2013 Regole Tecniche sul Protocollo Informatico). Mandato informatico Con la circolare n. 64/2014, AgID ha posto l’obbligo di utilizzo dell’Ordinativo Informatico Locale –entro il 31 dicembre 2014 - nel colloquio con le banche tesoriere nel formato identificato come standard. Dal 1 gennaio 2015 non è più possibile, pertanto, fare gli ordinativi in modalità cartacea. Atti amministrativi, contratti e qualsiasi documento sottoscritto mediante firma digitale Essendo documenti informatici, sono soggetti a conservazione.

Che cosa s’intende per documento informatico?

Documento Informatico È definito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) come la rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti.
Firma Digitale È il risultato di una procedure informatica (validazione) che garantisce l'autenticità e l'integrità di messaggi e documenti informatici consentendo al destinatario di verificarne la provenienza e l'integrità. In particolare, i requisiti assolti sono:

  • autenticità: se un documento è firmato digitalmente si può essere certi dell'identità del sottoscrittore
  • integrità: sicurezza che il documento informatico non sia stato modificato dopo la sua sottoscrizione
  • non ripudio: il documento informatico ha la piena validità legale.

Marca Temporale È il riferimento temporale che consente la validazione temporale e che dimostra l'esistenza di un'evidenza informatica in un tempo certo.
Pacchetto di versamento Insieme di documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche inviati dal cliente al sistema di conservazione secondo un formato predefinito.
Responsabile della Conservazione È quel soggetto nominato dal Cliente per l'esecuzione delle attività di conservazione digitale dei documenti informatici indicate nell'atto di nomina.

Quanto spazio abbiamo in Conservazione digitale a Norma (ex conservazione sostitutiva)?

Essendo questo un campo completamente nuovo e non essendoci esperienze passate in merito, non riuscendo a valutare la quantità di spazio necessario in conservazione, abbiamo configurato con il Conservatore Certificato AgiD (PaDigitale), lo spazio INFINITO. Questo consente alla scuola di avere costi certi e senza sorprese, anche negli anni successivi e per tutta la durata della conservazione.

Dichiarate il vostro conservatore certificato?

Siamo tra le poche realtà che DICHIARIAMO la società con cui facciamo la Conservazione Digitale a Norma. PA Digitale, è la prima società ad essersi certificata Agid, e vanta anni di esperienza nella fornitura di servizi per la Pubblica Amministrazione

Il Modulo del protocollo effetta la conservazione del Registro giornaliero del protocollo?

SI. La conservazione del Registro giornaliero del protocollo è automatica.

Possiamo conservare solo il registro giornaliero del protocollo?

La conservazione del registro giornaliero del protocollo è obbligatoria dal 12/10/2015, non ottemperare a tale obbligo espone il dirigente scolastico a sanzioni penali, abbiamo creato un modulo specifico, NoKarta Smart, che permette alle scuole che usano un protocollo non acora a norma, di conservare il SOLO registro giornaliero.

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